Esta política describe qué datos recopilamos, cómo los usamos, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos. Al usar nuestro sitio web o plataforma, aceptas las condiciones aquí descritas. También puedes consultar nuestros Términos y Condiciones.
1 Responsable del tratamiento
Bibisoft S.A.S.
NIT: 901673320-8
Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
Correo electrónico: info@bibisoft.co
Bibisoft S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de su sitio web, plataforma tecnológica y demás canales digitales.
2 Ámbito de aplicación
Esta política aplica a todos los datos personales recopilados por Bibisoft S.A.S. a través de:
- El sitio web bibisoft.co y sus subdominios.
- La plataforma tecnológica Bibisoft (app.bibisoft.co).
- Formularios de contacto, solicitudes de demo, chat, correo electrónico y WhatsApp.
- Procesos de contratación, facturación y soporte.
- Cualquier otro canal digital habilitado por Bibisoft.
3 Tipos de datos que recopilamos
Bibisoft puede recopilar los siguientes tipos de datos personales:
- Datos de identificación: nombre completo, número de documento de identidad, NIT.
- Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono, dirección.
- Datos comerciales: nombre del establecimiento, sector, información del negocio.
- Datos de uso de la plataforma: historial de transacciones, configuraciones, actividad dentro de la plataforma.
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, cookies.
- Datos de pago: información de facturación (nunca almacenamos datos de tarjetas de crédito o débito directamente).
4 Finalidades del tratamiento
Bibisoft trata los datos personales para las siguientes finalidades:
- Prestar, operar y mejorar los servicios tecnológicos de la plataforma.
- Gestionar la contratación, facturación electrónica y cobros.
- Enviar comunicaciones comerciales, promocionales e informativas sobre Bibisoft (con posibilidad de cancelar suscripción).
- Brindar soporte técnico y atención al cliente.
- Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y tributarias.
- Realizar análisis estadísticos y mejorar la experiencia de usuario.
- Gestionar solicitudes de demo, cotizaciones e información comercial.
- Prevenir fraudes y garantizar la seguridad de la plataforma.
5 Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos personales por parte de Bibisoft se basa en:
- Consentimiento del titular: mediante el uso de la plataforma, el diligenciamiento de formularios o la aceptación expresa de esta política.
- Ejecución de un contrato: cuando el tratamiento es necesario para la prestación del servicio contratado.
- Cumplimiento de obligaciones legales: en particular, las derivadas de la normativa tributaria, contable y de facturación electrónica colombiana.
- Interés legítimo: para mejorar los servicios y garantizar la seguridad de la plataforma.
6 Derechos de los titulares (ARCO)
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos personales suyos trata Bibisoft.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Cancelación/Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad original o se haya revocado el consentimiento.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en particular para fines comerciales o de marketing.
- Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento.
- Portabilidad: solicitar una copia de sus datos en formato estructurado cuando sea aplicable.
Para ejercer estos derechos, el titular deberá enviar una solicitud escrita al correo info@bibisoft.co indicando su nombre completo, número de documento y la solicitud específica.
7 Procedimiento y plazos de atención
Bibisoft atenderá las solicitudes de los titulares en los plazos establecidos por la ley:
- Consultas: máximo 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al titular los motivos y la nueva fecha de respuesta (máximo 5 días hábiles adicionales).
- Reclamos: máximo 15 días hábiles a partir del día siguiente de recibo del reclamo. Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular subsanar la información en los 5 días hábiles siguientes a su recepción.
Las solicitudes podrán enviarse al correo electrónico info@bibisoft.co.
8 Seguridad de los datos
Bibisoft implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras:
- Cifrado de datos en tránsito mediante TLS/HTTPS.
- Control de acceso basado en roles y permisos.
- Monitoreo de seguridad y gestión de incidentes.
- Almacenamiento en infraestructura cloud con altos estándares de seguridad.
No obstante, ningún sistema de seguridad es infalible. En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, Bibisoft notificará a los titulares y a la autoridad competente conforme a la normativa vigente.
9 Transferencias y transmisiones de datos
Bibisoft podrá compartir datos personales con:
- Proveedores de servicios tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento (hosting, infraestructura cloud, herramientas de comunicación), bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
- Autoridades públicas cuando sea requerido por ley, orden judicial o regulación aplicable.
- Pasarelas de pago y proveedores financieros para el procesamiento de transacciones.
- Integraciones y aliados tecnológicos habilitados por el cliente dentro de la plataforma.
Bibisoft no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de dichos terceros.
Cuando los datos sean transferidos a proveedores ubicados fuera de Colombia, Bibisoft garantizará que dicho país cuente con niveles adecuados de protección o que existan garantías contractuales suficientes.
10 Conservación de los datos
Bibisoft conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, o por el tiempo exigido por la ley aplicable.
En particular:
- Los datos de clientes activos se conservarán durante la vigencia del contrato y hasta 5 años después de su terminación, para efectos tributarios y contables.
- Los datos de prospectos o contactos comerciales se conservarán por el tiempo razonable para atender su solicitud y mantener la relación comercial.
- Los datos de navegación y cookies se conservarán según lo establecido en nuestra política de cookies.
Una vez cumplidos los plazos de conservación, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.
11 Modificaciones y contacto
Bibisoft S.A.S. podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web y se entenderán aceptadas si el titular continúa usando la plataforma después de su publicación. Se notificará a los usuarios registrados de cambios sustanciales mediante correo electrónico.
Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos en:
Bibisoft S.A.S.
Manizales, Caldas, Colombia
Correo: info@bibisoft.co