Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1 Identificación del responsable

BIBISOFT S.A.S.
NIT: 901673320-8
Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
Dirección: CR 8 67 10, Barrio LA FLORIDA VMARIA, Manizales, Caldas
Celular: 3104227174
Correo electrónico: info@bibisoft.co
Sitio web: bibisoft.co

Bibisoft desarrolla y opera soluciones que pueden ser identificadas como BibiPOS, BibiTurnos, Cronos, Los Turnos, BibiPay, Bibi AI, Domicilios, Integraciones y demás módulos, aplicaciones o servicios actuales o futuros.

2 Objeto y alcance

Esta Política establece: los casos en los que Bibisoft actúa como Responsable o como Encargado, las finalidades del tratamiento, las reglas sobre datos laborales, geolocalización y pagos, los derechos de los titulares, las obligaciones de los Clientes, los canales para ejercer derechos, y las reglas de seguridad y asignación de responsabilidades.

La Política aplica a datos tratados mediante: bibisoft.co, subdominios, aplicaciones móviles, BibiPOS, BibiTurnos / Cronos / Los Turnos, BibiPay, Bibi AI, Domicilios, Integraciones, formularios, demostraciones, soporte, correo, WhatsApp, llamadas, facturación, eventos, redes sociales, selección de personal, relaciones comerciales y cualquier canal presente o futuro operado por Bibisoft.

3 Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando sea exigible.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales.
• Cliente: persona natural o jurídica que contrata los Servicios.
• Datos Personales: información vinculada o asociable a una persona natural identificada o identificable.
• Datos del Sistema: información técnica o no personal generada por la operación de la plataforma, como logs, métricas, metadatos, modelos, estructuras, eventos, rendimiento y estadísticas.
• Datos Anonimizados: información tratada de manera que una persona o Cliente no pueda ser razonablemente identificado.
• Dato Sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado: persona que trata datos por cuenta de un Responsable.
• Responsable: persona que decide sobre la finalidad o medios esenciales del tratamiento.
• Titular: persona natural a quien corresponden los datos.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado.
• Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales.

4 Roles de Bibisoft

Bibisoft como Responsable: Bibisoft actúa como Responsable respecto de datos tratados para sus propias finalidades, incluidos los de prospectos, representantes de Clientes, contactos comerciales, administradores de cuentas, proveedores, aliados, candidatos, empleados y contratistas de Bibisoft, visitantes de sitios, solicitantes de soporte, facturación, cartera, seguridad, prevención de fraude y comunicaciones propias.

Bibisoft como Encargado: Bibisoft actúa normalmente como Encargado respecto de información incorporada por un Cliente para gestionar empleados, trabajadores, contratistas, turnos, marcaciones, novedades, geolocalización, clientes finales, comensales, pedidos, domicilios, proveedores, facturas, inventarios, pagos e información operativa. En estos casos, el Cliente determina las finalidades y es responsable de contar con autorizaciones, avisos y bases jurídicas suficientes.

Responsables independientes: bancos, adquirentes, pasarelas, procesadores, plataformas contables, aplicaciones de domicilios y otras integraciones podrán actuar como Responsables independientes conforme a sus propias políticas.

5 Titularidad y derechos sobre la información

Los datos personales no se consideran bienes de propiedad absoluta de Bibisoft ni del Cliente. Los titulares conservan los derechos reconocidos por la Constitución y la ley.

El Cliente conservará los derechos que legalmente le correspondan sobre la información y contenido original que suministre. El Cliente concede a Bibisoft una autorización y licencia amplia para alojar, copiar, organizar, transmitir, analizar, respaldar, transformar y procesar esa información en la medida necesaria para prestar, proteger, mantener, desarrollar y mejorar los Servicios.

Bibisoft es titular exclusiva de: software, código, arquitectura, estructuras y esquemas de bases de datos, modelos de datos, taxonomías, metodologías, metadatos, logs, registros técnicos, métricas, algoritmos, modelos estadísticos, analítica, indicadores, insights, información derivada no personal, Datos del Sistema, datos anonimizados, datos agregados, modelos desarrollados a partir de información anonimizada y bases de datos derivadas que no permitan identificar razonablemente personas o Clientes.

Bibisoft podrá utilizar, conservar, reproducir, combinar, analizar, compartir, licenciar y explotar comercialmente Datos Anonimizados o agregados para mejorar productos, desarrollar funcionalidades, crear modelos, generar estadísticas, realizar investigación, desarrollar inteligencia artificial, detectar fraude, optimizar seguridad y tomar decisiones estratégicas. Una vez que la información haya sido anonimizada de manera efectiva, podrá conservarse durante el tiempo que Bibisoft considere necesario.

6 Principios

Bibisoft aplicará los principios de: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad, necesidad, temporalidad y responsabilidad demostrada.

7 Categorías de datos

Bibisoft podrá tratar:

• Identificación: nombre, documento, firma, fotografía, cargo, fecha de nacimiento y relación con una organización.
• Contacto: correo, teléfono, dirección, ciudad, país y WhatsApp.
• Información empresarial: razón social, NIT, RUT, sedes, actividad económica, representantes y beneficiarios finales.
• Autenticación: usuarios, contraseñas cifradas, tokens, sesiones, permisos y accesos.
• Datos laborales: cargo, sede, turnos, jornada, marcaciones, ausencias, tareas, descansos, horas reportadas y novedades.
• Geolocalización: coordenadas, sede, radio autorizado, ubicación aproximada o precisa, dirección IP y datos asociados con una marcación.
• Datos operativos y comerciales: productos, pedidos, consumos, mesas, domicilios, facturas, inventarios, recetas, compras, egresos y transacciones.
• Información tributaria: responsabilidades, numeración, documentos, impuestos, retenciones y configuraciones.
• Datos limitados de pagos: referencia, valor, fecha, estado, token, franquicia, últimos dígitos e identificadores necesarios para conciliación.
• Datos técnicos: IP, dispositivo, navegador, sistema operativo, versión, logs, eventos, errores, cookies y métricas.
• Soporte: correos, chats, archivos, imágenes, grabaciones informadas, diagnósticos y solicitudes.
• Datos sensibles: podrán tratarse únicamente cuando sean necesarios, lícitos y autorizados.

8 Finalidades como Responsable

Bibisoft podrá tratar información para: identificar y vincular Clientes, crear y administrar cuentas, prestar los Servicios, gestionar propuestas y contratos, facturar y cobrar, gestionar cartera, brindar soporte y capacitación, verificar identidad y representación, realizar KYC/KYB, prevenir fraude, cumplir estándares AML/CFT, proteger la seguridad, mantener registros de auditoría, mejorar productos, desarrollar funcionalidades, generar estadísticas, realizar analítica, administrar proveedores, cumplir obligaciones tributarias y contables, atender autoridades, defender derechos, gestionar incidentes, realizar selección de personal, administrar relaciones laborales propias, enviar comunicaciones autorizadas, documentar aceptaciones, administrar integraciones, realizar copias de seguridad, anonimizar y agregar información, desarrollar inteligencia artificial, detectar anomalías, crear modelos y productos derivados, y conservar evidencias.

9 Finalidades como Encargado

Por instrucciones del Cliente, Bibisoft podrá: registrar usuarios, programar turnos, almacenar marcaciones, verificar ubicaciones, calcular horas reportadas, organizar novedades, generar reportes, gestionar comandas y mesas, administrar pedidos, controlar inventarios, calcular costos, generar documentos, facilitar facturación, integrar pagos, conciliar transacciones, gestionar domicilios, intercambiar datos con integraciones, generar analítica, alojar información, realizar respaldos, exportar datos y ejecutar automatizaciones.

10 Responsabilidad del Cliente

Cuando el Cliente incorpore datos personales, será responsable de: definir finalidades legítimas, obtener las autorizaciones necesarias, informar el tratamiento, adoptar su propia política, respetar los derechos de los titulares, limitar la información a la necesaria, mantenerla actualizada, configurar permisos, proteger credenciales, regular la geolocalización, cumplir normas laborales, atender solicitudes de sus trabajadores y terceros, comunicar correcciones o supresiones, y no impartir instrucciones ilegales. Bibisoft podrá depender razonablemente de las instrucciones y declaraciones del Cliente.

11 Autorización

Cuando sea exigible, la autorización será previa, expresa e informada. Podrá obtenerse mediante documento, firma electrónica, casilla no premarcada, grabación, mensaje de datos, aplicación, mecanismo técnico o conducta inequívoca legalmente admisible.

La publicación de esta Política no reemplaza por sí sola una autorización que deba ser obtenida separadamente. Cuando Bibisoft sea Encargado, el Cliente deberá conservar la evidencia correspondiente.

12 Datos sensibles y menores de edad

El titular no está obligado a autorizar datos sensibles, salvo deber legal. Cuando se soliciten, se informará su carácter sensible, la finalidad, el carácter facultativo de la respuesta cuando corresponda y los derechos aplicables. El Cliente deberá evitar incorporar información sensible excesiva.

Los Servicios no están dirigidos principalmente a menores. Solo podrán tratarse datos de menores cuando el tratamiento sea legal, respete su interés superior y cuente con las autorizaciones correspondientes. El Cliente será responsable de verificar las condiciones de vinculación y tratamiento.

13 Geolocalización

BibiTurnos o Cronos podrá solicitar ubicación cuando una funcionalidad lo requiera. La ubicación podrá utilizarse para validar marcaciones, asociar actividades con una sede, prevenir fraude, generar trazabilidad y atender inconsistencias.

El Cliente deberá informar a sus trabajadores o contratistas, contar con habilitación suficiente y evitar seguimiento excesivo. La geolocalización puede ser inexacta por el dispositivo, GPS, red, permisos, edificios, señal o manipulación. Bibisoft no garantiza precisión absoluta ni responde por decisiones tomadas exclusivamente con base en una ubicación.

14 Información de pagos y tarjetas

Los datos completos de tarjetas son capturados directamente por los proveedores tecnológicos de pagos. Bibisoft no recolecta, recibe, visualiza, almacena, procesa ni tiene acceso a: número completo de tarjeta, CVV o CVC, PIN, datos completos de banda magnética o chip, credenciales bancarias completas ni datos sensibles de autenticación. Estos datos son transmitidos directamente al proveedor tecnológico correspondiente, quien deberá mantener las certificaciones y controles PCI DSS aplicables.

Bibisoft podrá recibir únicamente token, últimos dígitos, franquicia, referencia, valor, fecha, estado, identificador de comercio e información necesaria para conciliación, soporte y prevención de fraude.

15 KYC, AML/CFT y clientes finales

Para Servicios de pago, Bibisoft y sus proveedores podrán tratar información destinada a: identificar al Cliente, verificar representantes, identificar beneficiarios finales, conocer la actividad económica, verificar origen de recursos, consultar listas y fuentes permitidas, prevenir fraude, cumplir controles AML/CFT, atender disputas, responder a autoridades y gestionar contracargos y reversos. La negativa a suministrar información podrá impedir la activación o continuidad de BibiPay.

Cuando un Cliente use BibiPOS o Domicilios, podrá incorporar nombres, contactos, direcciones, pedidos y referencias de pago de consumidores. El Cliente será normalmente Responsable y deberá informar las finalidades, obtener autorizaciones y atender derechos.

16 Inteligencia artificial

Bibisoft podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para generar reportes, detectar anomalías, responder consultas, clasificar solicitudes, realizar proyecciones, mejorar soporte, prevenir fraude y desarrollar productos. Los resultados pueden ser inexactos. Bibisoft no adoptará por cuenta propia decisiones laborales o disciplinarias con efectos jurídicos sobre trabajadores del Cliente. El Cliente deberá revisar los resultados antes de utilizarlos.

17 Cookies y tecnologías similares

Los sitios y aplicaciones podrán utilizar cookies, SDK, píxeles y almacenamiento local para mantener sesiones, autenticar, recordar preferencias, medir rendimiento, analizar uso, detectar fraude, mejorar experiencia y presentar comunicaciones autorizadas. El usuario podrá administrar cookies desde las herramientas disponibles, aunque algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

18 Proveedores, integraciones y circulación

Bibisoft podrá comunicar información a proveedores de nube, hosting, almacenamiento, soporte, seguridad, mensajería, correo, analítica, facturación, contabilidad, cobranza, asesoría, pagos, adquirencia, domicilios e integraciones. También podrá suministrarla a autoridades, sucesores empresariales o terceros autorizados cuando sea necesario. Los proveedores recibirán la información necesaria para desarrollar sus funciones. Bibisoft no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de dichos terceros.

19 Transmisión y transferencia internacional

Bibisoft podrá utilizar infraestructura y proveedores ubicados fuera de Colombia. Las transmisiones y transferencias se realizarán aplicando los contratos, autorizaciones, excepciones y medidas exigidas por la normativa. Cuando Bibisoft actúe como Encargado, el Cliente autoriza el uso de infraestructura internacional necesaria para prestar los Servicios.

20 Seguridad

Bibisoft implementará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, que podrán incluir: cifrado en tránsito, controles de acceso, roles, autenticación, monitoreo, logs, copias de seguridad, gestión de vulnerabilidades, segregación lógica, acuerdos de confidencialidad, prácticas de desarrollo seguro y evaluación de proveedores. Ningún sistema garantiza seguridad absoluta. El Cliente deberá proteger sus dispositivos, redes, cuentas, credenciales y permisos.

21 Incidentes

Bibisoft contará con procedimientos para identificar, contener, investigar y documentar incidentes. Cuando actúe como Encargado, informará al Cliente después de contar con información suficiente sobre un incidente que afecte materialmente sus datos, conforme a las obligaciones aplicables. La notificación no constituye admisión de responsabilidad.

22 Conservación

La información se conservará durante el tiempo necesario para prestar los Servicios, ejecutar contratos, facturar, cobrar, atender reclamaciones, defender derechos, prevenir fraude, cumplir obligaciones legales, conservar evidencias y mantener seguridad.

Al terminar un Servicio, Bibisoft podrá restringir el acceso, eliminar información de ambientes activos, conservar respaldos temporales, mantener información legalmente necesaria o anonimizar datos. Los Datos Anonimizados y Datos del Sistema podrán conservarse indefinidamente cuando no sean datos personales.

23 Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos legalmente reconocidos, incluidos:

• Conocer sus datos.
• Actualizarlos y rectificarlos.
• Solicitar información sobre su uso.
• Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
• Solicitar supresión o revocatoria cuando proceda.
• Acceder gratuitamente.
• Ejercer los demás derechos previstos en la normativa, incluido acudir a la autoridad competente después de agotar el trámite directo cuando sea exigible.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista obligación legal o contractual de conservar la información.

24 Canal y trámite para ejercer derechos

Las solicitudes serán dirigidas a: info@bibisoft.co o bibisoft.co.

La solicitud deberá incluir: nombre, identificación, datos de contacto, descripción de la solicitud, documentos de soporte y acreditación de representación cuando corresponda. Bibisoft verificará la identidad y tramitará la solicitud dentro de los términos legales aplicables.

Cuando Bibisoft actúe exclusivamente como Encargado, podrá remitir la solicitud al Cliente que actúe como Responsable o coordinar con este la respuesta.

25 Limitación y asignación de responsabilidades

El Cliente será responsable por: la legalidad de los datos que incorpore, las autorizaciones, los avisos, las instrucciones, la exactitud de la información, la administración de usuarios, el uso de geolocalización, las decisiones laborales, las comunicaciones con titulares y el cumplimiento de sus propias obligaciones.

Bibisoft no responderá, en la máxima medida permitida por la ley, por: tratamientos ordenados ilegalmente por el Cliente, datos falsos o incorrectos, accesos mediante credenciales comprometidas, dispositivos o redes del Cliente, decisiones laborales basadas en geolocalización, información enviada a una integración autorizada, tratamientos independientes de terceros, datos completos de tarjetas (los cuales no recibe ni almacena), fallas de proveedores externos, uso indebido de la plataforma, incidentes originados fuera de los sistemas controlados por Bibisoft, imposibilidad técnica de recuperar información eliminada ni resultados generados con datos incorrectos. Nada en esta Política limita derechos o responsabilidades que una norma imperativa prohíba limitar.

26–35 Disposiciones generales

Confidencialidad: las personas que accedan a información personal deberán mantener confidencialidad durante y después de su relación con Bibisoft. Bibisoft podrá revelar información cuando sea requerido por autoridad competente o resulte necesario para defender derechos.

Exactitud: el titular y el Cliente deberán suministrar información correcta y mantenerla actualizada. Bibisoft podrá confiar razonablemente en la información recibida y no será responsable por consecuencias derivadas de datos falsos, incompletos o desactualizados.

Cambios corporativos: en una fusión, adquisición, reorganización, financiación, venta de activos o cambio de control, la información podrá ser transmitida o transferida al sucesor o interesado, sujeta a obligaciones de confidencialidad y continuidad de las finalidades.

Modificaciones: Bibisoft podrá modificar esta Política por cambios legales, tecnológicos, comerciales, operativos o de seguridad. La versión vigente será publicada con su fecha. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios razonables. Cuando una nueva finalidad requiera autorización adicional, esta será solicitada antes de iniciar el tratamiento.

Vigencia: esta Política entra en vigencia el 14 de julio de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir sus finalidades y obligaciones.

36 Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, puede contactarnos en:

BIBISOFT S.A.S.
NIT: 901673320-8
Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
Dirección: CR 8 67 10, Barrio LA FLORIDA VMARIA, Manizales, Caldas
Celular: 3104227174
Correo: info@bibisoft.co
Sitio web: bibisoft.co