¿Tienes un restaurante o bar? Así debes facturar electrónicamente en Colombia en 2025

La obligación de facturar electrónicamente ya aplica para prácticamente todos los comercios en Colombia, incluyendo restaurantes y bares. En este artículo te explicamos el proceso completo: qué necesitas, cómo habilitarte y cómo tu POS puede hacer todo esto automáticamente.

¿Estoy obligado a facturar electrónicamente?

Si tu restaurante o bar está registrado ante la DIAN como responsable de IVA o si realizas ventas a personas jurídicas (empresas), sí estás obligado a emitir facturas electrónicas. También aplica si superas los topes de ingresos establecidos para el régimen simple o si tienes empleados.

La buena noticia: el proceso de habilitación es más sencillo de lo que parece y se hace una sola vez.

Paso 1: Regístrate en el portal de la DIAN

Ingresa a muisca.dian.gov.co con tu RUT y contraseña. Si no tienes usuario, debes crearlo con tu cédula o NIT. El portal te pedirá datos básicos del negocio.

Paso 2: Solicita la habilitación como facturador electrónico

Dentro del portal, busca la opción "Facturación electrónica" → "Habilitación". La DIAN te asignará un rango de numeración y te entregará el certificado digital para firmar tus facturas.

Este proceso tarda entre 1 y 3 días hábiles si todos los documentos están en orden.

Paso 3: Elige un proveedor tecnológico

No puedes emitir facturas electrónicas directamente desde Excel ni desde un software genérico. Necesitas un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Bibisoft es uno de ellos.

La ventaja de usar un POS con facturación integrada (como BibiPOS) es que la factura se genera automáticamente en el momento del pago — sin pasos adicionales.

Paso 4: Configura tu software

Si usas Bibisoft, el equipo técnico hace la configuración inicial: ingresa tu RUT, razón social, actividad económica y el rango de numeración de la DIAN. Después de eso, cada venta genera el documento automáticamente.

¿Qué pasa si no facturo electrónicamente?

Las sanciones por no facturar electrónicamente pueden ir desde multas de hasta 15.000 UVT hasta el cierre temporal del establecimiento en casos reincidentes. Además, si un cliente empresa te pide factura y no la puedes emitir electrónicamente, probablemente perderás esa venta.

Documentos que necesitas tener a la mano

• RUT actualizado con la actividad económica correcta (restaurantes: código CIIU 5611 o 5621)
• Cédula del representante legal
• Acceso a MUISCA (portal DIAN)
• Firma electrónica o certificado digital (el proveedor puede gestionarlo)

Conclusión

Facturar electrónicamente en 2025 no es opcional para la mayoría de restaurantes en Colombia. Pero tampoco tiene que ser complicado. Con el sistema correcto, el proceso es completamente transparente para tu operación diaria.

Si necesitas ayuda para habilitarte o para migrar de tu sistema actual, agenda una demo con Bibisoft. Te acompañamos en todo el proceso.